Poprzez USOSweb doktorant może zarejestrować wniosek o:

• zapomogę
• stypendium socjalne (także w zwiększonej wysokości w zwiększonej wysokości)
• stypendium dla osób niepełnosprawnych
• stypendium rektora
• miejsce w Domu Doktoranta.

Aby uzyskać pomoc materialną należy wypełnić odpowiedni wniosek znajdujący się w www.usosweb.uj.edu.pl w zakładce DLA WSZYSTKICH - WNIOSKI. Dostęp do USOSweb doktorant otrzymuje w sekretariacie w dniu zapisu na studia.

Doktorant ubiegający się o pomoc materialną powinien w pierwszej kolejności zarejestrować w systemie USOSweb wybrany wniosek, a następnie dostarczyć go wraz z kompletem dokumentacji do wydziałowego koordynatora ds. pomocy materialnej. Tu znajdziesz właściwego koordynatora.

Wypełnienie wniosku w systemie nie jest wystarczające, wniosek w wersji papierowej należy dostarczyć na uczelnię osobiście, pocztą czy poprzez upoważnioną osobę w odpowiednim terminie. Nie należy wysyłać samej dokumentacji bez wniosku. Wyjątkiem jest wniosek o miejsce w Doktoranta, który wystarczy zarejestrować w systemie USOSweb. Prawidłowo zapisany wniosek ma status „Zarejestrowany”. Więcej informacji na stronie Towarzystwa Doktorantów UJ.

Terminy składania wniosków:

• zapomoga: niezwłocznie, do 3 miesięcy od zdarzenia;
• stypendium socjalne (także w zwiększonej wysokości): do 30 września;
• stypendium dla osób niepełnosprawnych: przyznawane jest od miesiąca złożenia wniosku;
• stypendium rektora: do 20 października;
• miejsce w domu studenckim: w terminach określonych w danym roku akademickim.

Wypełnienie wniosku w USOSweb

Możliwość wypełnienia wniosku może być zależna od spełnienia pewnych wstępnych warunków formalnych, np. uzupełnienie oświadczenia o dochodach, posiadania statusu studenta czy też przedłożenia na Uczelni orzeczenia o niepełnosprawności. Wniosek można zarejestrować, gdy otwarta jest tura. Czas zakończenia tury nie jest jednoznaczny z terminem zakończenia naboru wniosków – student zawsze powinien zapoznać się z Regulaminem świadczeń dla studentów i doktorantów UJ (Zarządzenie nr 78 Rektora UJ z 1 października 2019 z późn. zm.), aby sprawdzić obowiązujące terminy i zasady ubiegania się o świadczenia.

Niektóre wnioski można wypełnić tylko raz w danym roku akademickim, jak np. wniosek o stypendium socjalne składany raz na rok akademicki, natomiast inne mogą być wypełniane więcej niż raz jak. np. wniosek o miejsce w Domu Doktoranta czy zapomogę. Do momentu zatwierdzenia wniosku przez wnioskodawcę (użycia na jednym z ostatnich ekranów przycisku „Zarejestruj”), wniosek można poprawiać i wracać do jego wypełniania do czasu zakończenia tury.

Na liście wniosków w USOSweb wyświetlany jest aktualny stan wniosku. Wniosek, który doktorant zaczął wypełniać ma status "Wypełniany". Po zatwierdzeniu wniosku przez doktoranta stan zmienia się na "Zarejestrowany".

Po zarejestrowaniu wniosku należy go dostarczyć wraz z kompletem dokumentacji do wydziałowego koordynatora ds. stypendialnych. Nie należy czekać na zakończenie tury czy też zaakceptowanie zarejestrowanego wniosku przez pracownika Uczelni. Jeżeli doktorant nie posiada kompletu dokumentów mimo wszystko powinien złożyć dokumentację na Uczelni, konieczne dokumenty można dostarczyć w terminie późniejszym, określonym na wezwaniu do uzupełnienia braków.

Wydziałowy koordynator ds. stypendialnych sprawdza złożony w wersji papierowej wniosek i przekazuje go na posiedzenie odpowiedniej komisji. Doktorant może zostać wezwany do uzupełniania braków lub złożenia wyjaśnień, jeżeli dokumentacja będzie niekompletna. Status kompletnego, poprawnie złożonego w wersji papierowej wniosku zostaje zmieniony w systemie USOSweb na "Gotowy do rozpatrzenia". W przypadku niekompletnych wniosków status może zostać zmieniony na:

• "Cofnięty do poprawy", należy wówczas poprawić wniosek np. zmienić skład rodziny w oświadczeniu o dochodach, poprawić opis osiągnięć we wniosku o stypendium dla najlepszych doktorantów,
• "Cofnięty do uzupełnienia", należy wówczas uzupełnić dokumentację zgodnie z wezwaniem.

Koordynator zmieniając status wniosku doktoranta może wygenerować wiadomość e-mail informując wnioskodawcę o zmianie stanu wniosku.

Jeżeli wystąpiła konieczność poprawy wniosku, a doktorant rozpoczął jego edytowanie to stan wniosku zostaje zmieniony na "Poprawiany". Po zakończeniu wnoszenia poprawek doktorant powinien ponownie zatwierdzić wniosek na jednym z ostatnich ekranów używając przycisku „Zarejestruj” - stan zmieni się na "Zarejestrowany". Można wówczas wydrukować poprawiony wniosek.

Wydruk wniosku

Wypełniony wniosek w systemie USOSweb, należy wydrukować i podpisać, a następnie dostarczyć wraz z kompletem wymaganej dokumentacji do wydziałowego koordynatora ds. pomocy materialnej. Po użyciu przycisku „Drukuj” na komputerze wnioskodawcy zostaje zapisany plik PDF z wnioskiem. Jeżeli na wniosku pojawia się znak wodny „NIEZATWIERDZONY” oznacza to, że doktorant nie użył na jednym z ostatnich ekranów przycisku „Zarejestruj”. Należy wówczas dokończyć rejestrowanie wniosku i wydrukować go ponownie.

Wniosek, który został zarejestrowany w systemie, ale nie został dostarczony w wersji papierowej na Uczelnię może zmienić status na „Odrzucony”.

Wniosek, który wpłynął do wydziałowego koordynatora ds. pomocy materialnej może mieć także status „Złożony” – oznacza to, że wniosek wpłynął, ale koordynator się jeszcze nim nie zajął merytorycznie. 

Rozstrzygnięcie

Po rozpatrzeniu sprawy przez właściwą komisję stypendialną wniosek zmienia stan na „Rozpatrzony”. W USOSweb nie ma informacji o tym, czy wniosek został rozpatrzony pozytywnie czy negatywnie oraz świadczenie w jakiej wysokości przyznano. Aby poznać rozstrzygnięcie i otrzymać wypłatę należy odebrać decyzję administracyjną. Od decyzji, z której doktorant jest niezadowolony, przysługuje odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia odebrania decyzji.

W przypadku ubiegania się o miejsce w domu studenckim informacja o przyznanym/nie przyznanym miejscu dostępna jest w USOSweb. Skierowania do domów studenckich są elektroniczne, doktorant nie otrzymuje skierowania w wersji papierowej. Miejsce w domu studenckim jest odpłatne.

Wypłata świadczeń

Wypłata świadczeń pomocy materialnej odbywa się co miesiąc, za wyjątkiem stypendium ministra za wybitne osiągnięcia i zapomogi wypłacanych jednorazowo.

Podgląd wypłat stypendiów dostępny jest w USOSweb, w zakładce DLA STUDENTÓW -> Stypendia. Jeżeli w zakładce tej widnieje kwota na dany miesiąc oznacza to, że koordynator ds. pomocy materialnej wygenerował listę wypłat, nie jest to jednak jednoznaczne z dokonaniem przelewu na konto bankowe.